در دنیای امروز، فناوری اطلاعات (IT) به عنصری حیاتی برای هر کسب و کاری تبدیل شده است. از مدیریت داده‌ها و ارتباطات گرفته تا اتوماسیون فرآیندها و تجزیه و تحلیل، IT نقشی اساسی در موفقیت هر شرکتی ایفا می‌کند. با این حال، هزینه‌های IT می‌تواند به سرعت افزایش یابد و به بخش قابل توجهی از بودجه شرکت تبدیل شود.
بر اساس برآورد و گزارش گارتنر:
- هزینه‌های جهانی IT در سال ۲۰۲۳ به ۴.۵ تریلیون دلار خواهد رسید.
- هزینه‌های مربوط به خدمات پشتیبانی IT به طور متوسط ۲۰ تا ۳۰ درصد از کل هزینه‌های IT را تشکیل می‌دهد.
- استفاده از سرویس‌ها و سخت‌افزارهای ابری می‌تواند هزینه‌های IT را تا ۳۰ درصد کاهش دهد.
سهم هر بخش از هزینه‌های IT
بسته به اینکه چه میزان از فناوری اطلاعات در سازمان شما استفاده می‌شود، دامنه‌ی مختلفی از سهم هزینه‌ها قابل محاسبه است. به طور عمومی می‌توان برآورد کرد که هزینه‌های IT در سازمان‌ها به شکل زیر تقسیم می‌شود.
- سخت افزار: ۲۰ تا ۳۰ درصد
- نرم افزار: ۱۵ تا ۲۵ درصد
- خدمات پشتیبانی: ۲۰ تا ۳۰ درصد
- حقوق و مزایای پرسنل فناوری اطلاعات: ۲۰ تا ۳۰ درصد
راه حل‌های کاهش هزینه‌های IT
- برون سپاری
واگذاری برخی از وظایف IT به شرکت‌های دیگر می‌تواند به کاهش هزینه‌های استخدام و آموزش پرسنل IT کمک کند. - استفاده از سرویس‌های ابری و سرورهای ابری
استفاده از خدمات مبتنی بر ابر می‌تواند هزینه‌های مربوط به خرید و نگهداری سخت افزار و نرم افزار را به طور قابل توجهی کاهش دهد. - مجازی سازی
مجازی سازی سرورها و دسکتاپ‌ها می‌تواند به کاهش هزینه‌های مربوط به سخت افزار و نرم افزار و همچنین مصرف انرژی کمک کند. توان سیستم‌های سخت‌افزاری در بیشتر زمان‌ها بی استفاده است. با مجازی‌سازی و استفاده‌ی اشتراکی از سخت‌افزارها، راندمان اقتصادی آنها به مقدار چشمگیری افزایش پیدا می‌کند. - بهبود کارایی
با استفاده از ابزارهای مناسب می‌توان کارایی فرآیندهای IT را افزایش داد و از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کرد. - خودکارسازی
خودکارسازی وظایف تکراری IT می‌تواند به آزاد شدن زمان پرسنل IT و تمرکز آنها بر وظایف مهم‌تر و استراتژیک کمک کند. ابزارهای متعدد آماده و ابزارهای هوش مصنوعی مختلف در کنار برنامه‌نویسی اختصاصی سیستم‌های خودکارسازی در سازمان راه حلی مقرون‌به‌صرفه هستند. - استفاده از نرم افزارهای منبع باز
استفاده از نرم افزارهای منبع باز می‌تواند جایگزینی مقرون به صرفه برای نرم افزارهای تجاری باشد. انتخاب نرم‌افزاری که بتواند در سازمان به خوبی پیاده‌سازی شود و استفاده از آن برای کارکنان سازمان شما مشکل نباشد. - خرید تجهیزات دست دوم
خرید تجهیزات دست دوم می‌تواند راهی برای کاهش هزینه‌های مربوط به سخت افزار باشد. در خرید سخت‌افزار دست دوم باید دقت دوبرابری انجام شود تا خریدهایی با کیفیت و با دوام انجام شوند. - بازنگری در قراردادهای IT
بازنگری در قراردادهای IT با پیمانکاران می‌تواند به شناسایی فرصت‌هایی برای کاهش هزینه‌ها کمک کند. برخی از قراردادها ممکن است کارایی لازم را نداشته باشند و برخی دیگر نیازمند به به‌روزرسانی و اصلاح باشند. - آموزش پرسنل
آموزش پرسنل IT در مورد نحوه استفاده صحیح از تجهیزات و نرم افزارها می‌تواند به کاهش مشکلات و هزینه‌های مربوط به تعمیرات و پشتیبانی کمک کند. - ایجاد یک استراتژی IT
ایجاد یک استراتژی IT جامع می‌تواند به شرکت‌ها در استفاده بهینه از منابع IT و دستیابی به اهداف خود کمک کند.
۳- ملاحظات امنیتی
در حالی که کاهش هزینه‌های IT امری ضروری است، نباید به قیمت آسیب رساندن به اصول امنیتی تمام شود. تعیین یک برنامه‌ی دقیق که بتواند در عین کاهش هزینه‌ها، در حفظ امنیت سازمان نیز کارایی داشته باشد ضروری است.
راهکارهایی برای حفظ امنیت IT در عین کاهش هزینه‌ها
- استفاده از نرم افزارهای امنیتی منبع باز
- برون سپاری امنیت IT
- استفاده از ابزارهای اتوماسیون برای مدیریت وصله‌ها
۴- برنامه ریزی بلندمدت
کاهش هزینه‌های IT یک فرآیند مداوم است که نیاز به برنامه ریزی بلندمدت دارد. باید بدانید که سخت‌افزار شما در سازمان چه طور باشد که بتواند نیازهای فعلی و آینده را در یک مدت مشخص پاسخگو باشد و از چه نرم‌افزارهایی در کنار هم استفاده کنید که در عین حفظ یکپارچگی، از افزونگی جلوگیری شود و منابع سخت‌افزاری را به بهترین شکل ممکن استفاده کند.
راهکارهایی برای ایجاد یک استراتژی جامع فناوری اطلاعات
- تعیین اهداف و شاخص‌های عملکرد کلیدی( KPI )
- شناسایی نیازهای فعلی و آتی سازمان
- ارزیابی منابع موجود
- توسعه یک برنامه عملی
- بازنگری و به روز رسانی منظم استراتژی
۵- استفاده‌ی بهینه از هوش مصنوعی
هوش مصنوعی (AI) می‌تواند نقشی کلیدی در کاهش هزینه‌های IT ایفا کند. ابزارهای رایگان و تجاری هوش مصنوعی روز به روز در حال پیشرفت هستند و بسیاری از نیازهای فناوری اطلاعات و غیر آن را در سازمان شما را به خوبی می‌توانند مرتفع کنند.
نمونه‌هایی از کاربردهای هوش مصنوعی در مدیریت IT
- خودکارسازی وظایف تکراری
- تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی فرصت‌های صرفه‌جویی
- پیش‌بینی و پیشگیری از مشکلات
۶- دریافت مشاوره IT
استفاده از خدمات مشاوره IT در کنار نیروها و سخت‌افزار و نرم‌افزارهایی که از پیش در سازمان شما موجود است، این مزیت را دارد که یک ناظر بیرونی بدون سوگیری‌ها یا محدودیت‌هایی که درون سازمان شما وجود دارد، وضعیت شما را ارزیابی می‌کند و پیشنهادها و راه‌حل‌هایی را پیش روی شما قرار می‌دهد که پیش از این در دسترس شما نبوده است.